Como mejorar la Gestión del Stock y de mis 📦Almacenes con un ERP (y sus limitaciones)

 

La Gestión de Stocks y la Gestión del Almacén

Las existencias o stocks,  se pueden definir como el conjunto de materiales  y/o artículos que se almacenan, tanto para el proceso productivo como para la venta. La Gestión de Stocks tiene que armonizar dos principios básicos: servicio al cliente y costos de mantenimiento (poniendo frente a frente, al Departamento Comercial y al Logístico). Además constituye una de las actividades clave dentro de la gestión de la cadena de suministro, ya que el stock puede suponer más del 50% del valor del activo de la empresa.

La Gestión del Almacén por su parte, se ocupa de los procesos de recepción de las mercaderías, almacenamiento y movimientos (dentro del mismo almacén) hasta el punto de consumo de cualquier material, así como el tratamiento e información de los datos generados.

Debido a los cambios en la demanda, a una mayor oferta y/o  a la flexibilidad de los mercados, la función de almacenamiento se ha desarrollado mucho en los últimos años, en busca de una mayor eficiencia. Esta situación ha propiciado que la función de almacenaje y todas las actividades desarrolladas en los almacenes conlleven un flujo de información mucho mayor y más complejo.

Un adecuado mantenimiento de los stocks (donde es clave la rotación)  y la optimización de los procesos que se generan en el almacén supondrán  no sólo un importante ahorro de costes para las empresas, sino  que además garantizaran un servicio al cliente de calidad. Los principales retos para el logro de estos objetivos los podemos agrupar en cuatro bloques:

1.- ✅Control y la precisión del Inventario: En unidades (y en valor, ya que  el mismo afecta a las utilidades de la empresa), y en tiempo real.

• Algunos Indicadores claves:
• Precisión del inventario: Valor de la Diferencia /Valor Total del inventario x 100
• % diferencias de inventario-venta: Diferencias de inventario/Ventas x 100

• Efectos negativos de la falta de precisión del inventario:
• Exceso de inventario
• Incremento de la pérdida desconocida.- Faltantes de inventario producidos por hurto externo o interno y/o errores administrativos
• Incremento en la obsolescencia.-Tecnológica, por caducidad del producto, por cambio de moda, etc.
• Errores en el picking

2.-✅Nivel de servicio al cliente.- Vendrá marcado por no enviarle  al cliente la mercancía solicitada, enviársela de manera errónea o en un plazo de tiempo no acordado. Existen dos causas:

• Roturas de stock.- Consecuencia de la falta de precisión del inventario, en muchas ocasiones no nos aprovisionamos de manera correcta, y por tanto, no disponemos de producto para realizar un adecuado servicio al cliente. Hay que tener en cuenta que la rotura de stocks en muchos sectores se traduce en una pérdida de venta.
• Indicadores:
• % Rotura de stock: Pedidos no satisfechos/Total de pedidos x 100
• % Nivel de servicio: Total artículos servidos/Total artículos pedidos x 100
•  % Nivel de entregas perfectas:  Pedidos entregados perfectos/ Total de pedidos entregados x 100
• Pedidos entregados perfectos: Entrega completa en la fecha estipulada por el cliente, con la documentación correcta y el producto en perfectas condiciones
• Errores en picking.- Equivocaciones cometidas en el proceso de preparación de pedidos y que han llegado hasta el cliente salvando todos los controles de expedición de los que dispone el almacén
• Indicadores:
•  % Devolución de unidades del cliente por artículo o unidades erradas en el pedido por picking: Total unidades erradas-devueltas/ Total unidades servidas x 100
• Efectos negativos en el servicio al cliente que provocan las roturas de stock y  los errores en picking:
• Pérdida de ventas
• Pérdida de imagen y de confianza de los clientes

3.   ✅Minimizar los errores en  los procesos operativos y administrativos del almacén.- Analizar las incidencias que se producen en procesos operativos internos del almacén y que generan pérdidas de tiempo y reprocesos:

• Errores en entradas: Incidencias que se producen en los procesos de entrada de mercancía en nuestro almacén.
• Indicador:
•  % unidades erradas en entradas: total unidades entradas erradas/ total unidades entrada x 100
• Errores en ubicación: Incidencias que se producen en los procesos de colocación de y movimientos internos de la misma en almacén.
• Indicador:
• % Errores en ubicación: total unidades mal ubicadas/ total unidades ubicadas x 100
• Errores en picking: Incidencias que se producen en los procesos de preparación de pedidos y que han sido detectados en el proceso de expedición de mercancía.
• Indicador:
•  % Errores picking:  total unidades mal picking / total unidades picking x 100

4.-✅Control del lote y la trazabilidad de los productos (necesario para determinados sectores como el farmacéutico, alimentario,…..). La empresa debe tener mecanismos que le permitan el control del lote (además de la fecha de caducidad) con el objetivo de:

• Cumplir con la reglamentación sanitaria vigente en cada país
• Minimizar la obsolescencia de los productos

• Indicadores:
• % Mercadería deteriorada o caducada en almacén: Diferencias por deterioro/ Valor Total del Inventario x 100
• %  Mercancía deteriorada- ventas: Diferencias por deterioro/ Total Ventas x 100

• Los efectos de no controlar el lote son la pérdida de la trazabilidad de cualquier producto desde que se compra hasta que se entrega al cliente.
• Algunas empresas no necesitan controlar el lote y la trazabilidad pero si el número de serie del producto. Empresas de fabricación y/o comercialización de maquinarias o herramientas están obligadas a  llevar el mantenimiento de los números de serie para controlar su proceso de garantía.

Mejoras que proporciona el ERP en la Gestión de Stocks y de Almacenes

El ERP produce un efecto positivo general, que no se suele valorar y  que para mi  es muy importante: El efecto de la integración y automatización de los procesos de gestión comercial (compras y ventas) con los flujos del almacén, generando toda  la información en tiempo real.  Este efecto nos garantiza la trazabilidad de los movimientos de stocks, que además podemos llevar a nivel de usuario. Por lo tanto, se eliminan duplicidades (que  muchas veces se convierten en errores) y pérdidas de tiempo,  que incrementan la eficiencia de los procesos y la productividad de las personas.

Estas son algunas de las mejoras que nos proporcionan el ERP (y sus limitaciones):

1.-✅Mejora la precisión en el Inventario: Proporciona un control casi absoluto del inventario (ya que siempre se producirán errores administrativos, de recepción, picking, etc.), y por tanto sobre la pérdida desconocida. A partir de su cuantificación se pueden diseñar  acciones o medidas con el objetivo de:

• Reducir el inventario (se calcula que entre un 15% y un 25%), aliviando tensiones en nuestra tesorería, ya que cuando no se controla el inventario existe una tendencia a tener más de lo que se necesita (para no perder venta)
• Reducir la pérdida desconocida

2.   ✅Mejora en el nivel de servicio al cliente: La mayoría de los ERP disponen de herramientas de aprovisionamiento (calculo automático de máximo y mínimos, del lote óptimo, del punto de pedido, etc.) que nos permiten acercarnos un nivel óptimo de stock, minimizando las roturas. En cuanto a los errores de picking, se tendrán que solventar con una buena organización del almacén, diseño de procesos y formación del personal, aquí el ERP nos va a ayudar más bien poco (salvo que disponga de un módulo WMS- Warehouse Management System)

3.   ✅Minimiza los errores en los procesos operativos y administrativos de almacén.- Salvo el proceso de entrada o recepción de stocks, el resto de procesos (movimientos o flujos de material), suelen estar poco controlados por un ERP. Esto se debe a que la mayoría de los ERP no disponen de un módulo WMS, es decir, un sistema de seguimiento y control de los movimientos de materiales dentro del almacén, que permita gestionar ubicaciones (no sólo saber cuánto tenemos, sino donde lo tenemos, la ubicación). 

Algunos ERP a lo sumo disponen de ubicaciones en  un campo en la ficha del artículo meramente descriptivo (estático), para saber dónde ubicarlo cuando entra y realizar el posterior picking en la preparación de pedidos. Por lo tanto habrá que hacer un especial seguimiento a los indicadores y al costo de las incidencias de este bloque para evaluar la necesidad de adquirir un WMS y realizar la integración con el ERP. Desarrollar este interface no debe generar ningún trauma siempre y cuando los proveedores del ERP y WMS tengan voluntad de “conectarse” (esa voluntad,  que a veces es difícil de encontrar).

4.   ✅Mejora el control del lote y la trazabilidad de los productos.- La mayoría de los ERP controlan el lote y la trazabilidad de los productos, permitiendo tener separados los stocks de cada item. Dependerá después de la formación del personal y de la gestión del almacén (procesos) que esa trazabilidad no se pierda. La incorporación del Lote y su trazabilidad se convierte en un factor positivo más en la precisión del inventario, impidiendo trabajar con stocks en negativo. Hay un aspecto a considerar que complica este punto y son las devoluciones.

Por último, otro punto a tener en cuenta, en la Gestión de Stocks , es la valoración contable del inventario, su incidencia en la rentabilidad de la empresa y su relación con los procesos de movimientos en el almacén. El ERP facilita esa valoración (desde la gestión, con independencia del área contable), permitiendo el uso de diferentes criterios: PMP (precio medio ponderado), FIFO (primera entrada, primera salida), LIFO (última entrada, primera salida) o precio de costo real. Si no se dispone de una correcta valoración del stock, no se podrá cuantificar con exactitud el activo de la empresa, ni tampoco su rentabilidad. Un punto a tener en cuenta en la valoración contable del inventario es la tendencia de bastantes empresas a no dar de baja o efectuar depreciaciones del stock por obsolescencia, lo cual lleva a “inflar artificialmente” el activo de las mismas. En este aspecto, cabe mencionar que algunos ERP disponen de herramientas para depreciar stocks de manera automática, en función de las reglas fiscales de cada país.

Concluyendo

La gestión de stocks y almacenes se encarga de procesos interrelacionados, en los cuales se formulan objetivos ,metas y acciones a realizar (alineados con la estrategia de la empresa). Posteriormente se establecen indicadores de gestión para medir el nivel desempeño de los procesos y finalmente se toman las acciones correctoras y/o de mejora en base a los resultados obtenidos, siempre poniendo el foco en el cliente. El ERP es una herramienta necesaria, que nos acerca a la consecución de los objetivos formulados, "alimenta" los indicadores con datos confiables (trazabilidad), oportunos (en tiempo real) y nos apoya en la aplicación de la mejora continua. ¿Y tú que opinas?