El SGA (Sistema de Gestión de 📦Almacenes) o cuando el ERP ya no es suficiente: Parte I

 

Que es un SGA/WMS: Procesos, funciones y objetivos

El WMS-SGA (Warehouse Management System o Sistema de Gestión de Almacenes) es un sistema de información que incluye software, hardware, un sistema de código de barras, rfid , pistolas y terminales  de radiofrecuencia, que conforman la parte tecnológica, destinado a gestionar toda la operativa de un almacén (procesos). Esta herramienta básicamente identifica las mercancías y muestra su ubicación, administra los recursos (personas y equipos) para su movilidad optimizando los recorridos, realiza un seguimiento de los niveles de inventario, regula la mano de obra y organiza el trabajo en general del almacén.

Procesos básicos que gestiona un SGA:

• ✅Recepción de mercancías y ubicación en el almacén.- Una vez se reciben los pedidos del proveedor desde el ERP, comienza a actuar el WMS. Cuando se recibe la mercancía, se asignan muelles de descarga, para luego validar la recepción a través de terminales de radiofrecuencia. Una vez recepcionada, se elegirá la ubicación más adecuada en función de la cantidad recibida (peso, volumen, reserva) y las características del producto.
• ✅Movimientos y reasignación de ubicaciones.- Traslados dentro del almacén
• ✅Producción o fabricación (Kitting).- Proceso de abastecimiento de materiales para fabricación de producto terminado
• ✅Preparación de pedidos (picking) y expedición.- Una vez recibidos los pedidos de clientes desde el ERP,  el WMS genera las operaciones necesarias para recoger el producto de sus ubicaciones de la manera más optima y situarlo en la zona de expedición. Por el impacto en el servicio al cliente (un pedido "mal" entregado crea una mala imagen al cliente), es el proceso más importante y crítico
• ✅Devolución de mercancías (tanto a proveedores como de clientes).- El WMS gestiona las pedidos devueltos del cliente a través de un “almacén" de control de calidad, para enviarlos definitivamente a destrucción, a el stock o   a re-procesos. Además te permite gestionar las devoluciones a proveedores, descontando el stock y haciendo un seguimiento al estado
• ✅Control de Inventarios.- Proceso de realización de recuento y ajuste de inventario

A partir de los procesos que soporta un SGA podemos resumir sus funciones en cinco:

1. ➡️Control de nivel de stock del almacén a nivel de existencia-ubicación.- Es la función por excelencia del WMS, tener perfectamente controlados los inventarios
2. ➡️Gestión en tiempo real del flujo de meracncías.- Es una función imprescindible, de no poder trabajar en tiempo real el uso del SGA no tendría mucho sentido
3. ➡️Control de la trazabilidad.- Nos brinda la trazabilidad (de productos y procesos) dentro de nuestro almacén. La trazabilidad es un factor competitivo para el cliente y está convirtiéndose en una exigencia básica que tenemos que ofrecerle (o que cumplir en el caso de la industria farmacéutica o alimentaria)
4. ➡️Planificación, asignación y control de la carga de trabajo de los recursos (personas y equipos) del almacén
5. ➡️Reportar la información necesaria para la toma de decisiones.- En este punto hay que tener en cuenta su integración con el ERP de la empresa, además de la elaboración y seguimiento de indicadores alineados con la estrategia de nuestra organización. Para lo cual, necesitaremos generar un CMI (Cuadro de Mando Integral) desde el WMS, o que al menos nos este nos facilite esta funcionalidad

El objetivo🎯 principal de un  SGA es:

• Incrementar la eficiencia (recursos) y la eficacia (cumplimiento de objetivos) en la gestión del almacén, automatizando y eliminando errores. ¿Cómo?:
• Optimizando:
• El espacio de los almacenes
• Los flujos o movimientos de productos

En el siguiente vídeo (de 3.52 minutos) puedes ver el funcionamiento básico del WMS Rumbo-Logística y los efectos de su implementación en la empresa Sanysum (empresa española de distribución de material de saneamiento y fontanería).

El ERP (Enterprise Resource Planning) coloca a la empresa en un primer nivel de gestión, mejorando muchos procesos, pero de manera muy limitada los procesos que afectan al almacén. Aunque el ERP nos proporciona información precisa de cuanto tenemos en stock (tanto en unidades como en valor), sólo nos permite gestionar ubicaciones (donde lo tenemos) de manera muy básica y estática.

El SGA va varios pasos por delante del ERP en la mejora de los procesos del almacén y en la optimización de los recursos , informándonos no sólo de cuanto tenemos en stock, si no de donde lo tenemos (es decir, en que ubicaciones) y del recorrido que ha hecho dentro de nuestro almacén (garantizando su trazabilidad en todo momento).Por tanto, con el SGA disponemos de una configuración avanzada de ubicaciones que nos permite seleccionar la más idónea manualmente o incluso automatizar la gestión de las mismas de la manera más eficiente.

Para lograr los objetivos de eficiencia y eficacia, el SGA interactúa con una serie de dispositivos externos (radio frecuencia, rfid, picking por voz, picking por luces, transelevadoras, básculas, etc.) que lo hacen un sistema muy especializado, razón por la cual, la mayoría de los ERP no incluyen este tipo de sistemas.

Si cuentas ya con un ERP y empiezas a perder visibilidad de tu stock y a detectar ineficiencia en tus procesos de almacén, debido bien a una nueva situación y/o a nuevas necesidades (por un incremento en el número de SKU, número de pedidos, número de líneas de pedido, de las dimensiones del almacén, etc.), es muy probable que tu ERP ya no sea suficiente y  tengas que plantearte la adquisición de un SGA y su integración con tu ERP.

Cuándo el ERP ya no es suficiente

Una vez implementado el ERP en tu empresa, se te puede presentar la siguiente situación en el almacén, bien inicialmente, porque no se realizó un buen análisis, o con el paso del tiempo por un incremento de la actividad o de su complejidad. Síntomas de que necesitas un cambio:

• ⛔️Te cuesta ubicar (saber donde lo tienes) tu stock, bien por incremento de la planta del almacén o bien por incremento de los skus
• ⛔️Se te ”pierde stock”, tu ERP te informa que tienes pero te cuesta localizarlo en el almacén, con la consecuente pérdida de tiempo (e incluso alguna vez, con la pérdida real). Según el profesor Robert Palevich de la Indiana University: ”los empleados de un almacén pueden llegar a perder el 75% de su tiempo dando vueltas por el almacén recogiendo mercancía”
• ⛔️Tu almacén comienza a estar saturado (te falta espacio) y tus pasillos a llenarse
• ⛔️Tienes un coste alto de realización de inventarios (te ves obligado incluso a paralizar tu actividad para realizarlo)
• ⛔️Te cuesta controlar la trazabilidad o lote de los productos (Te dejó un enlace aquí para que veas una buena explicación de en que consiste) y de los procesos:
• Porque trabajas con 3 o más lotes por cada sku habitualmente
• Porque el ERP no te proporciona ninguna trazabilidad de los movimientos dentro de tu almacén
• ⛔️Tienes un nivel alto de errores en el picking (y con tendencia al alza) principalmente porque tu personal identifica visualmente mal los productos y muchas veces los busca, pero no los encuentra, y como consecuencia:
• ⛔️Tienes un alto costo de formación del personal
• ⛔️Aumentan tus costos (devoluciones-transportes)
• ⛔️Se producen pérdidas de venta
• ⛔️Originas una mala imagen hacia el cliente
• ⛔️Tienes un alto % de pérdida desconocida derivada de otro tipo de errores (descargas, cargas, “malas ubicaciones”, etc.)
• ⛔️Dedicas mucho personal y tiempo a tareas de carga y descarga
• ⛔️Tienes un coste almacenaje alto.- No sólo necesitas el dato, sino poderlo comparar con el de tu competencia, y si no puedes, al menos con un operador logístico:
• Tu costo de almacenaje tiene que ser superior al de un operador logístico, ya que él es un especialista (y se le supone eficiencia en su sector), pero si  es mucho mayor, es probable que tengas un problema de ineficiencia (que esta incidiendo en tu competitividad)
• ⛔️Por tu modelo de negocio, tienes muchas devoluciones de clientes que tras pasar el control de calidad, quedan ingresadas en el stock del almacén y te cuesta controlar. Este problema se incrementa si tienes la obligación de trabajar con el lote (y mantener la trazabilidad de productos)
• ⛔️“Sufres” un % alto de deterioro de mercancía en tu almacén por no seguir FIFO en los flujos de productos (al tener varios pallets de distintas entradas, los operarios que realizan el picking no sabe por cual tiene que comenzar) . Mercancía deteriorada o caducada en el almacén, es literalmente “dinero quemado”

Concluyendo

Si la “foto” de tu almacén tiene semejanzas con la situación que te he descrito, es probable que necesites la implementación de una solución SGA (o por lo menos deberías estudiarlo). Dimensionar el problema con unos buenos indicadores y analizar el impacto del SGA en los mismos, es primer paso. Seguidamente calcular el ROI y la viabilidad del proyecto te servirán como base para la toma de una buena decisión.