El SGA (Sistema de Gestión de 📦Almacenes) o cuando el ERP ya no es suficiente: Parte II

 

Introducción

En el anterior artículo ( Parte I, que puedes leer aquí) explique que es un SGA los procesos que puedes gestionar con esta herramienta, sus funciones y  los objetivos perseguimos con su implementación. A continuación, trate de describir una “foto” con una problemática muy concreta que puedes tener cuando gestionas tu almacén con un ERP y te das cuenta de que esta herramienta “ya no es suficiente”.  Si la “foto” de la empresa donde trabajas se parece a la descrita, es recomendable que te plantees (al menos) la implementación de un SGA

En la parte II, veremos algunos indicadores que te servirán para dimensionar correctamente la situación (o el problema) y que posteriormente te ayudarán a calcular el ROI (Retorno de Inversión) correspondiente a la implementación de un SGA y a estudiar su viabilidad. Seguidamente veremos algunas herramientas tecnológicas con las que el SGA interactúa y que afectan directamente a la eficiencia y eficacia del mismo, y por tanto al cálculo de su ROI.

Algunos indicadores a seguir 

Si ya tenemos un ERP implementado, disponemos de cierta capacidad para generar información de “calidad” a través de una serie de indicadores, que nos den luz sobre la necesidad o no de incorporar un SGA para mejorar y optimizar los procesos de nuestro almacén.

Con respecto a los indicadores me gustaría comentar previamente la tendencia que tenemos a acumular demasiados indicadores (parece que en la vida todo comienza "a ser medible"), que luego no analizamos por falta de tiempo (ya que el "día a día" nos absorbe), pero los tenemos en un cuadro de mando “muy bonito”, con unos gráficos impresionantes y a la vez poco útil. Mi recomendación es disponer de pocos, bien seleccionados (unos básicos y generales para cualquier empresa que gestione un almacén, otros alineados con la estrategia de cada organización y alguno con un toque más personal) y dedicarles tiempo al análisis, si no realmente no sirven para nada. Inicialmente, cuestiona y analiza la trazabilidad de los datos (que no todos los ERPs garantizan) y que es clave en la obtención indicadores de calidad que reflejen fielmente la realidad. No te vaya a pasar que estés tomando decisiones sobre indicadores basados en datos incorrectos, que no serías el primero. En especial ten cuidado cuando incorporas excel a la generación de indicadores (Te recomiendo que leas este artículo en el periódico El País- España, La depresión del excel, que te hará reflexionar sobre la importancia de este tema).

Estos son algunos indicadores que te propongo.

🚦Rotación del Inventario

• Definición: Indica el número de veces que el capital invertido en stock (inventario promedio) se recupera por las ventas a lo largo de un periodo de tiempo.
• Formula: RI= (Ventas Acumuladas/ Inventario Promedio) = Número de veces
• A mayor rotación del inventario, el ROI (el retorno de la inversión) sobre el capital invertido (el stock) será mayor.

🚦Roturas de stocks

• Definición: La Rotura de Stock es la cantidad de demanda solicitada por un consumidor o cliente no satisfecha por ausencia de parte o del total stock.
• Fórmula:
• RS = ∑ (Cantidad no Suministrada * Coste Unitario en almacén)
• RS (%) = RS/ (Cantidad Total Solicitada * Coste Unitario) * 100
• La rotura de stocks tiene una serie de costes asociados, que tenemos que tener muy en cuenta, en especial la pérdida de margen bruto debido a la pérdida de venta (el cliente muchas veces no espera, está pérdida es sustancial en sectores como el retail y poco valorada). Multiplicando el margen bruto comercial (la diferencia entre el precio de venta y el costo unitario) por la cantidad no suministrada obtendrás tu pérdida de margen.

🚦Pérdida desconocida (o diferencia de inventario)

• Definición: Se calcula midiendo valor de las items que presentan descuadres (de entrada y/o de salida) con respecto al inventario lógico cuando se realiza el inventario físico.
• Fórmula: Pérdida desconocida= (Valor de las diferencias a precio de costo / Valor del inventario total a precio de costo)* 100
• Existen tres factores que causan la pérdida desconocida: 1) Hurto externo; 2) Hurto interno; 3) Los errores administrativos. EL WMS minimiza (prácticamente deja en 0) la pérdida ocasionada por los errores, para aminorar el hurto tendrás que emplear otro tipo de herramientas.

🚦Costo de la Obsolescencia

• Definición: Nivel de mercancías no disponibles (o dadas de baja) para despacho por obsolescencia, deterioro, averías, caducidad en el almacén, devueltas en mal estado,…etc. (“dinero quemado”).
• Fórmula:
• Costo de Obsolescencia= Unidades Obsoletas * Precio de costo
• % de Obsolescencia= (Costo de Obsolescencia / total de unidades vendidas * precio costo) *100.
• A mí me gusta tener este indicador relacionado con el precio de venta (en lugar de con el costo) ya que me permite saber cuánto de mi margen bruto comercial se me va en la obsolescencia.
• El costo de la obsolescencia se convierte en una disminución de stock (en el momento que se da de baja y se ajusta), y por tanto afecta directamente a la cuenta de resultados y al balance de situación. Existe una tendencia en muchas empresas a no realizar estos ajustes para no reflejar la pérdida, ni la disminución del activo (incluso creando un almacén “virtual” y/o físico donde se acumulan estos productos), que para mí es una mala practica.

🚦Tasa de servicio o cumplimiento de despacho

• Definición: Es un indicador de eficacia que mide el grado de cumplimiento en los despachos.
• Fórmula: Tasa de servicio= (Nº de despachos cumplidos a tiempo /Número total de despachos) *100

🚦Indicadores de Costes operacionales

• Para disponer de buenos indicadores de costes operacionales se hace necesaria diseñar y desarrollar una buena contabilidad de costes (algo a lo que muchos contadores son reacios,…..te suena: "más trabajo, ¿para que?”), que permita desagregar los costes por sucursal, almacén y área o departamento. La contabilidad de costes nos permitirá conocer con exactitud nuestros costes totales de almacenaje, costes de personal dedicado al almacén (y dependiendo del nivel de desagregación, los costes de cada área ,del picking, etc.). Lo ideal sería partir de esa herramienta, de la que prácticamente todos los ERP disponen (sin ningún tipo de "manipulación"), para el cálculo de los costes logísticos operacionales, pero puede ser, que tengas un contador que no lo vea igual y tengas que recurrir a excel (y “a la depresión”)......y a "deprimirte" con el contador.

🚦Costo del personal dedicado a las tareas de almacenaje

• Definición: Es el total del coste de personal dedicado a las tareas de almacenaje. Sería conveniente calcularlo mensualmente y prestar atención a la tendencia (por lo que de entrada es recomendable sacar este dato al menos el último año, para empezar). Si lo puedes desglosar por procesos (recepción, picking, etc.) mejor. Este costo hay que ponderarlo con los siguientes datos:
• Número de pedidos
• Número líneas por pedido

🚦Costo de almacenaje por unidad y de la unidad despachada (o por bulto o caja)

• Definición: Estos indicadores para mi son muy relevantes, los tenemos que comparar con empresas del mismo sector que la nuestra (o al menos con un operador logístico), un par de veces al año, para ver si somos eficientes y “estamos en el mercado”.
• Formula:
• Costo de la unidad almacenada = Costo total de almacenaje/ número de unidades almacenadas
• Costo de la unidad despachada= Costo total de despacho/ número de unidades despachadas
• Costo total de almacenaje= Costo de personal, amortización o alquiler del almacén, seguros, mantenimiento, etc. ("todos los gastos que desaparecerían de la cuenta de resultados si no tuviéramos el almacén").

🚦Costo de las devoluciones por errores en el picking

• Definición: Poner en valor el coste de las devoluciones (de transporte, de verificación, de reubicación, etc.), por errores en el picking, a veces no es fácil, pero puede llegar a ser un coste importante para una empresa y vale la pena, al menos intentar calcularlo.

El seguimiento a estos indicadores tiene 2+1 🎯objetivos:

1. Dimensionar el problema actual (análisis de la situación de partida)
2. Ayudarte a calcular el ROI y el impacto de la implementación del WMS (situación futura esperada) sobre los indicadores. Y a establecer objetivos y metas, que medir con cada indicador.
3. Y si te decides a implementar el WMS, a hacer un seguimiento de los objetivos y metas establecidos.

No me gustaría acabar el tema de los indicadores sin hablar, de la importancia también de las "sensaciones", que de momento no se reflejan en ningún indicador. Hace unos meses hice una auditoria logística en una empresa de distribución que tiene la certificación ISO 9001. Desde que pisé el almacén me di cuenta (sin ver ningún indicador) que el almacén no tenía ningún orden (mercancía en los pasillos, imposibilidad de realizar inventarios, falta de eficiencia en el picking.....,no había ningún tipo de control, una "foto" muy parecida a la descrita en la Parte I del artículo), las sensaciones no eran "buenas", para no alargarme. Al tercer día de comenzar la auditoria, me reuní con el Jefe de Sistemas y Calidad, y según él: "sus procesos estaban ordenados, se realizaban las tareas con los procedimientos adecuados y establecidos, y los indicadores del almacén y de calidad reflejaban que todo era de color de rosa". En conclusión, no necesitaban ninguna herramienta adicional, ya que su ERP era más que suficiente. ¿Cuánto tiempo llevaba está persona sin pasar por el almacén de su empresa?. Si se diera una "vuelta" por su almacén de vez en cuando se hubiera dado cuenta que sus indicadores decían una cosa y sus "sensaciones" otra bien distinta.

Algunas herramientas tecnológicas  básicas en las que se apoya el SGA para optimizar los procesos del almacén (que inciden en la efectividad)

☑️El Código de Barras

Es una tecnología que permite capturar datos e identificar productos y unidades de cargas, las cuales son manipuladas a través de los diferentes procesos de la gestión de almacenes.

Principales funciones y ventajas:

• ✅Es aplicable todo el producto que entra en el almacén, a las estibas, a la estantería, muelle de carga y descarga, y permite identificar y localizar el producto en cada zona del almacén
• ✅Incrementa la velocidad de ingreso de datos al WMS y elimina errores
• ✅Agilizar la captura de inventarios
• ✅Como ventaja principal tiene la alta aceptación por su bajo costo.

☑️RFID (Etiquetas de radiofrecuencia)

La etiqueta RFID es también un sistema para identificar productos mediante ondas de radio, y funciona básicamente como un código de barras, que se acciona electrónicamente a través de un pequeño chip (con una antena emisora) que contiene la identificación y las características del producto.

Si quieres saber más sobre el RFID, te recomiendo que veas este vídeo (5:00). En este otro (1:21) puedes hacerte una idea de las ventajas de su aplicación en la captura de inventarios para sectores como el retail, en concreto en artículos con múltiples características (tallas, colores, etc.).

Su principal inconveniente es el costo de las etiquetas (si lo comparamos con el código de barras), por otra parte, a su favor tiene que no necesita el contacto directo con el escáner y el incremento de la eficiencia en todos los procesos del almacén. Los precios de este tipo de etiquetas están bajando y según qué sectores puede ser una alternativa muy válida al código de barras o al menos a estudiar.

☑️Radio frecuencia

Es un sistema “básico” en cualquier SGA que guía al usuario, en tiempo real, en todas las operaciones que debe realizar en un almacén, reduciendo los movimientos, aumentando la productividad y minimizando los errores. Funciona a través de un dispositivo de mano o pistola y de una red wi-fi que envía y recibe información al/del SGA desde el dispositivo, permitiendo disponer de la misma en tiempo real en todo el sistema. Procesos en los que interviene:

• ✅Proceso de entrada y ubicación en el almacén.- Verificación del pedido, y registro de las cantidades entregadas y otras características del producto (El Lote, Nº de serie, etc.).Posteriormente el SGA indicará al operario la ubicación del producto (bien de una manera manual o automatizada)
• ✅Proceso de picking.- El operario recibe una instrucción del producto a preparar, donde está (en cual ubicación) y cuando necesita para el pedido que está preparando. Posteriormente el operario hace el recorrido, escanea el lugar donde está el producto y confirma el despacho. Este sistema de picking está indicado para productos con poca densidad, menores frecuencias y mayores recorridos
• ✅Proceso de reubicación.- Movimientos de la mercancía de una ubicación a otra (por ejemplo, para movimientos al área de picking)
• ✅Proceso de expedición o despacho.- Verificación de la cantidad despachada en cada pedido y preparación de la documentación de despacho (etiquetas, packing list, guía de remisión, etc)

Con este sistema se garantiza la trazabilidad tanto del producto como de los procesos dentro del almacén, mejorando en este aspecto las prestaciones de un ERP. La radiofrecuencia suele considerarse una solución integral para la gestión del almacén, aunque puede combinarse con otras tecnologías.

☑️Picking por voz (Pick by Voice)

Es un sistema de picking a través del cual el operario recibe y envía mensajes cortos acerca de la operación de preparación que está realizando. El picking por voz nos permite tener una mayor efectividad en la preparación de nuestros pedidos en comparación con el sistema por radiofrecuencia, evitando errores ya que el operario sólo se concentra en preparar pedidos (eficacia) y aumentando el número de pedidos y/o líneas preparadas (eficiencia). Es aconsejable cuando los operarios necesitan disponer de ambas manos libres, la empresa tiene un alto volumen de preparación y se manipulan grandes cantidades de skus.

Puedes ver cómo funciona este sistema en nuestro SGA Rumbo Logística en este vídeo aquí (2:40 minutos).

A medida que el número de sku y la densidad de pedidos crece el pick to light y put to light son más eficiente.

☑️Picking por luces (pick to light)

El pick-to-light es el sistema que guía visualmente al operario hacia las ubicaciones exactas del almacén, indicándole donde recoger los artículos de un determinado pedido. El SGA lanza las órdenes a un conjunto de displays, situados en los racks de las estanterías (posiciones fijas de almacenaje). Estos displays informan de las referencias que deben ser retiradas y en qué cantidad, confirmando el trabajador las órdenes ejecutadas, y procediendo los displays a informar al SGA con el objetivo de disponer de la información en tiempo real y controlar los stocks

Este sistema de picking (también el operario tiene las manos libres) ofrece una ventaja sobre el picking por voz, y es que el ojo humano más rápido que el oído, mejorando la velocidad de preparación. Es recomendable para la preparación de pedidos con número de sku “fijos” y con “infinita” cantidad de órdenes a preparar.

☑️Put to light

El put-to-light es un sistema que guía visualmente al operario hacia los contenedores donde debe depositar los artículos que conforman cada pedido. Su principal uso se encuentra en las tareas de confección de pedidos por “olas” (cada “ola” agrupa un conjunto de pedidos). De esta manera se consigue servir las líneas de varios pedidos con una sola acción de preparación, es decir, con un solo desplazamiento del operario o de la carga. Es recomendable cuando la cantidad de productos a servir es “infinita” y variable, y con una cantidad de "fija" de pedidos.

El put to light está diseñado especialmente para empresas del sector farmacéutico, textil y accesorios, perfumería-cosméticos-productos de belleza y libros-dvd musicales entre otros.

Tanto el pick to light como el put to light son recomendables para almacenes con alta densidad de productos y gran cantidad de pedidos diarios, aumentando la velocidad, precisión y eficiencia de los procesos de picking.

Existen otras tecnologías englobadas con el término “producto al operario” (transelevadoras, carruseles, etc), donde el producto va al preparador, mejorando la efectividad de los anteriores sistemas. Por las necesidades descritas y el costo de la inversión, es muy probable que sean inviables para este tipo de proyectos.

Concluyendo

La implementación de estás tecnologías afectan a la efectividad de los procesos del almacén y por tanto al cálculo del ROI de un SGA (Te recomiendo este vídeo donde puedes ver la relación entre los diferentes sistemas de picking y la eficiencia, que dura 4:51). En función del sector de tu empresa, de sus dimensiones, de las características de los productos , de los pedidos, etc., podrás valorar diferentes escenarios (según la tecnología a aplicar) y el impacto de las diferentes tecnologías en los mismos. Siempre podrás empezar por lo básico, un sistema de código de barras y la gestión de todos los procesos por radiofrecuencia, para más tarde mejorar tu productividad a través de tecnologías como el picking por voz y/o pick to light , las etiquetas RFID, etc. Para esto, es importante que el SGA que selecciones te permita escalabilidad  en la solución y que este en continuo proceso de mejora y de incorporación de las últimas tecnologías (Recomendación: Acude a un proveedor de software especialista y cuyo "core business" sea el SGA).